Appui aux communes : Chartres métropole apporte des services à la carte à ses communes membres

Collectivités.

Avec 66 communes différentes en termes de superficie, de démographie, ou encore de moyens, Chartres métropole a souhaité mettre à disposition son savoir-faire et ses ressources. Outre le transfert de compétences convenu statutairement entre les communes et l’EPCI, l’Agglomération a mis en place dès 2019 un service d’appui juridique aux communes adhérentes.

En 2022, l’agglomération a étoffé son offre pour proposer 4 options réunies dans une même convention, signée par 63 communes sur les 65 :

• L’appui juridique
• L’appui ingénierie – projet d’aménagement
• L’appui secrétariat de mairie itinérant
• L’appui mise à disposition de matériel

Ce dispositif intervient pour consolider les actions effectuées dans le cadre du principe de solidarité intercommunale. Les trois nouvelles options ont été imaginées pour répondre aux besoins éventuels des communes qui ne disposent pas toujours, en interne, de certaines ressources spécifiques.

Cette année 2023 marquera la mise en œuvre et le développement de ce panel. Ces mois derniers, les collectivités du territoire ont été consultées dans le but de comparer et d’adapter, autant que possible, le dispositif d’appui aux communes au regard des besoins exprimés. 33 collectivités ont répondu au questionnaire en ligne, dont :

• 26 (sur 54) communes jusqu’à 2 000 habitants,
• 4 (sur 7) communes de 2 001 à 5 000 habitants,
• 3 (sur 5) communes de 5 001 habitants et plus.

L’appui juridique

L’appui juridique est proposé aux communes de l’agglomération depuis 2019. Depuis sa création, 38 communes ont demandé un appui juridique à Chartres métropole, dont 22 en 2022.

L’assistance juridique est régulièrement sollicitée en matière de droit des collectivités territoriales, de la domanialité, de la police administrative, de l’urbanisme, des contrats et de la commande publique.

Les domaines de compétences mis en avant dans les retours de questionnaire sont les mêmes que ceux exprimés tout au long de l’année dans le cadre de l’appui juridique, même si les proportions peuvent varier en fonction des contextes locaux et de l’actualité.

L'appui ingénierie

Cet appui est proposé exclusivement aux communes de l’agglomération de moins de 5 000 habitants, pour la réalisation d’études de faisabilité d’opérations d’aménagement, en leur fournissant une expertise en matière d’ingénierie.

Option encore peu sollicitée car récemment mise en place, l’aménagement reste le thème le plus demandé du domaine technique, malgré une fréquence difficilement estimable des besoins des communes.

Le service appui aux communes reste attentif aux demandes des communes pour développer son aide sur ce sujet et si besoin l’adapter selon les différents besoins.

L'appui secrétariat de mairie itinérant

Le secrétaire de mairie exerce une fonction d’appui administratif, technique et juridique auprès du Maire et des élus des communes.

Proposé aux collectivités de moins de 5 000 habitants, cette option propose le remplacement ponctuel de secrétaire de mairie, dont l’absence met rapidement l’efficacité et la continuité du service public en difficulté. En phase finale de l’intervention, l’accompagnement de l’agent nouvellement arrivé ou de retour après une longue absence, permet la fluidité de la transmission d’information.

Pour la création de cet appui, Chartres métropole a recruté deux secrétaires de mairie itinérants, dont la mission principale est d’accompagner les collectivités en cas d’absence de leurs collaborateurs.
Depuis le mois d’octobre, dix demandes ont été effectuées.

Ces missions de quelques demi-journées à plusieurs mois ont été prises en charge par les deux agents dédiés. Entre deux missions, ces agents œuvrent au développement de l’activité du service appui aux communes et/ou assistent les services de l’intercommunalité qui en expriment le besoin.

Mise à disposition de matériel

Le dernier appui propose à l’ensemble des communes de l’agglomération la mise à disposition de matériels roulants ou techniques, notamment dans l’organisation de manifestations communales.
Indépendamment de l’appui aux communes, l’aspect matériel festif est déjà pris en charge par la ville de Chartres, qui met du matériel à disposition des collectivités de l’agglomération dans le cadre de leurs évènements.

Le prêt de matériel évènementiel (barrières, tentes, barnums etc.) est le besoin le plus largement exprimé, devant le prêt de matériel roulant et le conseil à l’achat.

La mise à disposition de matériel roulant est assurée par Chartres métropole et propose ainsi à l’ensemble des communes du territoire la prestation d’une balayeuse avec chauffeur.

16 demandes sont en cours de réalisation.

Des axes de développement

En observant les retours des collectivités sur le questionnaire, d’autres thèmes ont été évoqués :

• L’accès à des informations / documents partagés : 33 communes intéressées.
  Une réflexion est en cours au sujet de la mise en place d’une plateforme commune.
• L’accès à des formations pour le personnel : 25 communes.
  Il est envisagé de porter à connaissance les formations proposées par Chartres Métropole et ainsi mettre en place un système de réservation de places.
• Un soutien concernant l’ingénierie financière (notamment négociation de prêts, gestion de la dette) : 25 communes.
• Un soutien concernant l’ingénierie informatique (conseil en sécurité etc.) : 25 communes.
• Une aide concernant le Règlement européen de la protection des données (RGPD) : Des pistes sont en cours de réflexion pour accompagner les délégués à la protection des données des collectivités.

Ces retours sont très importants et permettent d’imaginer des axes de développement du service d’appui aux communes, ces axes seront étudiés en partenariat avec les communes adhérentes au cours de l’année.

 « Dans l’agglomération, chaque commune est importante et il est crucial que l’Agglomération sache apporter des réponses à ces demandes. Avec ces quatre services, Chartres métropole met à disposition des connaissances et de l’expérience, des moyens techniques et humains pour y répondre au mieux. Les maîtres mots de ce dispositif sont le renforcement du lien de proximité par un « aller vers », l’écoute active, réactive et la grande mobilité. »
Stéphanie Delapierre, Directrice générale des Services de la ville de Chartres et Chartres métropole.